Digitale zwarte stift kan roet in het eten gooien bij vertrouwelijke informatie!

Gemeenten hebben net als andere organisaties soms te maken met documenten die vertrouwelijke informatie bevatten en die gepubliceerd worden via hun website. Om vertrouwelijke informatie in PDF-opgemaakte  documenten onzichtbaar te maken, wordt vaak gebruik gemaakt van een zogenaamde ‘digitale zwarte stift’. Toch blijkt in bepaalde gevallen dat  digitale documenten de mogelijkheid bieden om teksten die zwart zijn gemaakt, toch te lezen. Met als gevolg dat informatie waarvan het niet de bedoeling is dat deze verspreid wordt, alsnog naar buiten komt. Om deze vorm van ‘lekken’ van informatie te voorkomen heeft de Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD) in afstemming met het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC) onderstaande tips opgesteld.

Drie tips om lekken van vertrouwelijke informatie te voorkomen

Tip 1: De tekst digitaal markeren in een tekstverwerker met exact dezelfde kleur als de tekst zelf. Deze tekst vervolgens printen en weer inscannen. Een voordeel van deze tip is dat ook alle meta-data die door de tekstverwerker wordt opgeslagen, niet in het gescande document meer aanwezig zal zijn. Een nadeel van deze methode is echter dat een ingescand document niet meer doorzoekbaar is.

Tip 2: De tekst vervangen door zwarte blokjes “█” en deze vervolgens converteren naar een PDF-document zonder de meta-informatie. Het voordeel hiervan is dat het PDF-document wel doorzocht kan worden. Een van de nadelen van deze methode is dat de meta-data nog wel uit het PDF-document verwijderd moet worden. Nog een korte tip: een snelle methode in Word is: type ‘2588’ en druk daarna op ‘ALT+X’. Dit is ook mogelijk via menu ‘invoegen’ en dan ‘symbool…’. Deze stap is wel afhankelijk van het lettertype of dit symbool ondersteund wordt. Tot slot kan de ‘Character map’ in Windows gebruikt worden om een dergelijk symbool te selecteren.

Tip 3: Tekst vervangen door willekeurige karakters. Bijvoorbeeld de vertrouwelijke tekst vervangen door ‘xxxxxxxxxxxxx’. Dit zwart markeren en vervolgens converteren naar een PDF-document zonder meta informatie. Ook bij deze methode kan het geconverteerde PDF-document gewoon doorzocht worden. Belangrijk om ook hier de meta-data uit het document te verwijderen.

Tips specifiek voor Word documenten

Specifiek voor Word documenten geldt, dat de gegevens uit het verleden nog in het originele Word bestand aanwezig zullen zijn als de functie ‘snel opslaan’ gebruikt wordt. Door deze functie ‘snel opslaan’ uit te zetten, kan dit voorkomen worden. Verder kan ook meta- informatie verwijderd worden. Voor meer informatie over deze mogelijkheden voor de verschillende versies van Word kunt u de volgende websites bezoeken:

Voor reeds bestaande documenten dient te worden gecontroleerd of er zaken tussen zitten waarin gegevens niet volledig zijn uitgewist. In de gevallen waarvoor dit zo is, kan in ieder geval de methode van uitprinten en inscannen worden toegepast. Uiteraard geldt dat de te kiezen methode ook afhangt van de door een organisatie toegepaste software en bestandsformaten. Hierbij valt te denken aan zaken als Open Office, Mac OS X en Linux.

Meer informatie of vragen?

Aan bovengenoemde tips zitten verschillende voor- en nadelen. Heeft u nog vragen over het voorkomen van lekken bij publicatie van vertrouwelijke documenten door het gebruik van de digitale zwarte stift? Dan kunt u contact opnemen met de Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD) via mail info@IBDgemeenten.nl. Wij beantwoorden uw vragen graag.